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儀器設(shè)備是實現(xiàn)檢測/校準的技術(shù)手段, 儀器設(shè)備的管理是確保檢驗工作能有序開展的重要內(nèi)容, 通過不斷增強儀器管理、提升實驗室管理能力, 有助于保證結(jié)果數(shù)據(jù)的有效性、準確性。

1.儀器設(shè)備管理的任務(wù)

儀器設(shè)備管理的任務(wù), 就是通過有效措施, 做好儀器設(shè)備的管理、維護和保養(yǎng), 貫徹以預(yù)防為主, 維護保養(yǎng)和合理使用并重的方針, 充分發(fā)揮其投資效能。在實驗室信息化管理系統(tǒng)儀器管理應(yīng)用模塊針對實驗室儀器的信息數(shù)據(jù)、維保維修、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、儀器狀態(tài)等基本信息進行規(guī)范化的管理工作，并實現(xiàn)對儀器設(shè)備進行統(tǒng)一管理的功能，可制定儀器作保養(yǎng)、檢測、維修計劃，同時反映和記錄儀器檢測、保養(yǎng)、維修情況，以及保養(yǎng)、維修過程中發(fā)生的費用、人工、物料耗用等情況，記錄儀器設(shè)備的狀態(tài)并進行科學(xué)化管理。

2.儀器設(shè)備的計劃管理

儀器設(shè)備的計劃管理應(yīng)從以下幾個方面考慮:一是申購計劃的編制。按照保證重點、兼顧一般、綜合平衡、全面安排的原則, 考慮儀器設(shè)備所用的檢測/校準配套標準, 提出儀器設(shè)備申購計劃, 并做好正確的選型和可行性論證。二是儀器設(shè)備申購計劃的審批和實施。儀器設(shè)備的申購計劃通常經(jīng)科室主任簽署意見后, 由實驗室管理層審核批準。計劃實施中應(yīng)注意在合同簽訂時, 對所訂儀器設(shè)備品名、規(guī)格、型號、技術(shù)指標、質(zhì)量要求要闡述清楚;生效的合同, 應(yīng)指定專人管理并記錄執(zhí)行情況;到貨后應(yīng)按合同條款規(guī)定及時驗收。

3.儀器設(shè)備的常規(guī)管理

常規(guī)管理主要有以下幾個方面:

3.1儀器設(shè)備的建賬

設(shè)備儀器的臺賬管理包括設(shè)備基礎(chǔ)驗收、儀器建檔、儀器試用、儀器校準和綜合驗收。實驗室管理人員在對儀器設(shè)備進行完驗收后在LIMS系統(tǒng)儀器設(shè)備管理菜單功能中建立儀器檔案，包括填寫儀器編號、名稱、狀態(tài)信息、生產(chǎn)廠商等基本信息。

依照設(shè)備購進、入庫、調(diào)撥、借用、報廢等時間順序建立日記賬、流水賬或時序帳。它為儀器設(shè)備的流動過程提供了可靠的原始資料。

3.2儀器設(shè)備的編號、建卡

無論是庫存或在用的儀器設(shè)備, 都應(yīng)按照要求進行分類編號, 將號碼分別寫在入庫單、帳頁、卡片、儀器設(shè)備及附件上。標在儀器設(shè)備及附件上的編號要醒目、整潔、統(tǒng)一, 以便查看。

3.3儀器設(shè)備的保管

一是要配備合格的管理人員、使用人員和維修人員;二要建立健全儀器設(shè)備使用、管理的規(guī)章制度;三要為儀器設(shè)備創(chuàng)造良好的工作環(huán)境;四要按照儀器設(shè)備的性能合理安排工作任務(wù)和工作負荷, 避免儀器設(shè)備超負荷、越性能、越范圍工作, 人為地縮短其使用壽命。

在LIMS系統(tǒng)中設(shè)置儀器的周期性的維護計劃，定期的進行儀器維護及更換部件、潤滑，是保證儀器正常運行的關(guān)鍵手段，計劃系統(tǒng)提供完整的儀器維護進度計劃。

（1）創(chuàng)建周期性保養(yǎng)計劃

（2）保養(yǎng)維護提醒

根據(jù)保養(yǎng)維護計劃的設(shè)定，如果保養(yǎng)維護在超過時間間隔/次數(shù)間隔/參數(shù)限定值時LIMS系統(tǒng)會自動提醒相關(guān)人員（提醒方式需要用戶確定，可設(shè)置在線實時提現(xiàn)，短信提現(xiàn)，微信提醒等）。

3.4儀器設(shè)備的維修管理

LIMS系統(tǒng)中可以生成記錄報告，儀器保管員報告那臺設(shè)備出現(xiàn)什么故障到儀器維修部。由維修工程師現(xiàn)場確認后在系統(tǒng)中進行狀態(tài)更改為維修狀態(tài)。維修工程師現(xiàn)場維修，維修工程師填寫維修記錄。

儀器維修好后返回給實驗室，由實驗室負責(zé)人對該儀器狀態(tài)進行確認；若需要進行校準則在確認時選擇需校準。此時LIMS系統(tǒng)中狀態(tài)為停用。實驗人員校準后，狀態(tài)改為合格。

設(shè)備達到使用年限或有替代設(shè)備或損壞后不能或不必修復(fù)時, 經(jīng)論證批準后可予報廢。報廢設(shè)備中部分件可降級使用。

3.5儀器設(shè)備的技術(shù)管理

檢測儀器在建檔后進入LIMS系統(tǒng)，實驗室需要指定儀器保管人。最重要的是要對實驗室使用者進行培訓(xùn)，走人員培訓(xùn)流程，發(fā)送培訓(xùn)邀請，考核通過后才獲得授權(quán)使用該儀器。具體由實驗室負責(zé)人負責(zé)儀器培訓(xùn)的組織和授權(quán)，并記錄考核結(jié)果。在儀器設(shè)備中科設(shè)置相應(yīng)的使用及管理權(quán)限。

在儀器使用過程中儀器管理員確定是否進行期間核查，如需要則由保管人進行核查。核查如有問題進入維修流程，沒有問題則繼續(xù)使用。期間核查的時間需要能自動變化。

一是儀器設(shè)備的驗收。設(shè)備的驗收是設(shè)備購置過程的結(jié)束, 也是常規(guī)管理的起點。驗收是了解儀器設(shè)備技術(shù)性能、建立原始檔案的過程。二是儀器設(shè)備維護保養(yǎng)。儀器設(shè)備在日常使用中, 由于外部、內(nèi)部各種因素影響, 都會改變儀器設(shè)備的工作性能。為保證其正常運行, 延長使用壽命, 實驗室的設(shè)備管理與使用部門要認真做好設(shè)備的維護保養(yǎng)工作。三是儀器設(shè)備的修理。設(shè)備在長時間的運行過程中, 出現(xiàn)磨損、故障、老化是一種自然規(guī)律, 要進行事故維修、計劃預(yù)防維修、維修預(yù)防等修理方式。四是設(shè)備技術(shù)檔案的建立和管理。建立完整的技術(shù)檔案是正確使用設(shè)備, 考核和評價其性能和指標的重要手段。主要以原始檔案和使用檔案進行管理, 原始檔案包括申購報告、論證報告、訂貨合同、驗收記錄及隨機技術(shù)資料;使用檔案包括每次使用的操作人員、操作時間、工作內(nèi)容、運行情況及結(jié)果等。

LIMS儀器設(shè)備管理系統(tǒng)以實驗室儀器設(shè)備為中心，將儀器儀器采用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和標準化的實驗室管理思想，組成一個全面、規(guī)范的管理體系，為實現(xiàn)分析數(shù)據(jù)網(wǎng)上調(diào)度、分析數(shù)據(jù)自動采集、快速分布、信息共享、分析報告無紙化、質(zhì)量保證體系順利實施、成本嚴格控制、人員量化考核、實驗室管理水平整體提高等各方面提供技術(shù)支持。