食品安全、環(huán)境保護等倍受關注的問題讓國家對相關檢測實驗室的管理和要求也隨之提高，而檢測實驗室通過運行實驗室信息管理系統(tǒng)（LIMS系統(tǒng)）實現(xiàn)了管理水平的提升。

一、LIMS系統(tǒng)下的檔案管理

（一）檔案的收集。

作為一個檢測實驗室，主要業(yè)務是將客戶需要檢測的樣品根據(jù)其要求進行檢測，并出具檢測報告。在LIMS系統(tǒng)中的主要工作流程如下：合同評審人員接收并登記客戶送檢樣品及要求——業(yè)務受理人員分配電子任務—實驗室主管安排任務給檢測人員——檢測人員開展檢測——檢測后提交原始記錄給校核人員——校核無誤后提交授權簽字人審核——審核無誤后提交審核稿編制人——審核稿提交實驗室主管審核——審核無誤后提交報告編制人——編制完成提交報告審核人——審核無誤后交報告發(fā)送人——發(fā)送檢測報告。LIMS系統(tǒng)實現(xiàn)了以上流程的全程電子化，當所有的流程走完后，報告發(fā)放人員點擊歸檔，該任務的相關原始記錄和報告以及任務單等歸檔材料便進入“歸檔模塊”。

（二）檔案整理。

檢測范圍廣泛，檢測報告類型復雜，為便于管理，按不同行業(yè)領域建立獨立的編號，該編號具有唯一性，從接收樣品登記開始一直跟隨著所有的材料和流程，直到歸檔。檔案管理人員每天登錄系統(tǒng)，對接收到的歸檔材料按領域進行分類，填寫材料保存期限和材料查閱級別，以該項檢測業(yè)務的唯一性編號作為檔案號，統(tǒng)一對文件命名后建立目錄并將歸檔材料邏輯歸檔到檔案管理模塊。由于檢測報告的特殊性，經(jīng)常會出現(xiàn)客戶想補測或修訂的情況，若是該歸檔材料有后補或修訂更替內(nèi)容，要通過另一個文件審批流程，經(jīng)過申請、審批，點擊歸檔后，由檔案人員進行歸檔材料的變更操作。

（三）檔案利用。

在Lims系統(tǒng)中的檔案管理模塊中，有歸檔材料的利用服務功能。需要借閱檔案的人可以在系統(tǒng)中完成申請查閱、線上審批、網(wǎng)上查閱。首先借閱申請人進入檔案利用欄，輸入需要查閱的檔案號（即該檢測業(yè)務的唯一性編號）或關鍵字，檢索出該檔案目錄，點擊借閱申請，注明利用目的。提交申請后進入技術負責人審批程序，審批后流程進入檔案管理員，檔案管理員設置完該借閱人的閱讀權限后通知借閱人，借閱人便可在網(wǎng)上瀏覽到該檔案。使用歸還后，檔案管理人員關閉權限。

系統(tǒng)會自動記錄借閱人、借閱時間、歸還時間及在借狀態(tài)。檔案的保管與紙質檔案不同，關鍵是安全問題，首先由系統(tǒng)設置，每天將歸檔材料在不同物理地址的設備中定時進行自動備份。每周或1個月，檔案數(shù)據(jù)再次在磁性介質上進行再次備份。做到定期備份文檔，多處、異地存放保管。檔案數(shù)據(jù)備份所用的載體應選擇質地優(yōu)良的磁性介質備份，磁盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套；要注意防磁場的干擾，遠離機電工作場所；要防壓、防塵、防光、防污，保持適宜的溫濕度；定期檢查磁盤，定期復制磁盤。

（四）檔案銷毀。

Lims系統(tǒng)能根據(jù)保管期自動判斷并提示到期，對已到達保存期限的文件，檔案人員將導人銷毀模塊，利用銷毀模塊的功能，編制好銷毀文件列表并上傳相關領導審核通過方可銷毀，銷毀后的檔案目錄將轉入“已銷毀”模塊。對于一些到期但還有保存價值的檔案，將通過程序識別，自動另存到“長期保存模塊”，以減輕系統(tǒng)壓力。

LIMS系統(tǒng)下檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向電子化管理模式的轉變早已是一種趨勢，Lims系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案順應了這種趨勢，LIMS系統(tǒng)中的檔案管理功能改變了原來檔案資料靠紙質載體來傳遞、審核、歸檔，效率低下，且由于日益增長的紙質檔案在保管上受空間制約的現(xiàn)狀。在利用工作上也得到了新的突破，檢索方便快捷、不受空間和時間限制，提高檔案管理員的工作效率。用戶能夠突破時間與空間的限制，在任何時間、任何地點搜尋自己想要的資料，這樣不但減少了檔案管理部門與用戶之間的時空距離，而且能夠將檔案在第一時間內(nèi)送到使用者的手中，提高了檔案的使用效率。LIMS系統(tǒng)同時也有效地降低了檔案管理人員的工作強度，提高了工作效率。